ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

  Приказ — это внутренний  распорядительный документ, издаваемый по принципу единоначалия,  руководителем организации  по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам.
  Приказы (распоряжения) по личному составу - это не только распорядительные документы, но и первичные учетные документы,  в них отражается факт приема, перевода или увольнения гражданина, процесс движения кадров в организации  и  они являются основанием для начисления работнику заработной платы. Издаются приказы (распоряжения)  с учетом условий трудового договора после  его  заключения, изменения или прекращения.  На основании приказов по личному составу вносятся записи в учетные документы и трудовые книжки работников.
  Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации в соответствии с Инструкцией, в которой указаны  особенности оформления документов по личному составу и порядок работы с ними,  Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации.
 
  Приказами по личному составу оформляются:

•  прием, перевод на другую работу, увольнение;

•  изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;

•  размер оплаты труда;

•  предоставление отпусков;

•  командирование сотрудников;

•  поощрения

•  наложение дисциплинарных взысканий и др.

• Приказ по личному составу оформляется на основании трудового договора, личного заявления работника, докладной записки, акта, медицинского заключения, запроса из другой организации на перевод работника и др.

Заявление – это документ, адресованный руководителю организации или должностному лицу, содержащий просьбу работника, пишется от руки в произвольной форме, на стандартном листе бумаги формата А4 или на трафаретном бланке организации.  

В заявлении указывается:

•   адресат – это должность, фамилия, инициалы руководителя организации

•   адрес проживания работника (на заявлении о приеме на работу)

•   должность работника (на заявлении о переводе, отпуске, увольнении и др.)

•   наименование вида документа

•   дата

•   текст

•   личная подпись

•   резолюция руководителя

•   отметка о направлении документа в дело.

  Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации.

  Кадровые приказы начинаются ключевыми словами: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК И Т.Д.

По структуре приказы могут быть простыми и сложными.
  Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...» и т.п.
  Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.   В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок дается в обобщенном виде («По личному составу или по персоналу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения пунктов приказа: назначение на должности, перевод на другие должности, освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.
  Приказы по личному составу оформляются в строгом соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации.

В приказах указывается:

•    при приеме на работу обязательно установленный размер оплаты труда и условия приема: временно , с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;

•   при увольнении – причина увольнения (конкретные пункт и статья Трудового Кодекса Российской Федерации);

•   при предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания;

•   при переводе на другую работу – вид перевода (если временный - продолжительность), новая  должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;

•   при поощрении или дисциплинарном взыскании – причина и вид поощрения или взыскания;

•   при командировании – дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования.

  Констатирующая  (вводная) часть в приказах по личному составу может отсутствовать.   Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью строчными или прописными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать основание, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания.
  В приказе по личному составу обязательна запись: с приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата.
  Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.
  Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом (при его наличии).
  Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.
Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.
  Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, об отпусках и командировках.
Индекс приказа по личному составу имеет порядковый регистрационный номер в пределах календарного года и буквенный индекс:
«л/с»  - по личному составу;
«к»  - по кадрам

«п»  -  по персоналу.

Допустима и другая буквенная индексация, например, для приказов о приеме, переводе, увольнении - «л/с», для приказов о поощрении - «п», для приказов по командировкам - «к».
Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела  сотрудниками отдела кадров.  Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.
В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.
  Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02 , приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела.

___________________