ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

 Документооборот – это "движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело". Полного тождества между понятиями "технологии" и "документооборот" нет. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшего термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов. 

В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом.  Государственную систему документального обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта  для документооборота организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента    

Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

     Документы, поступающие в организацию  образуют поток входящей корреспонденции, которая, проходит стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления на исполнение.

     В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции.

      Такжн, в организациях,к правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы – потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников – авторов и заканчивается у других сотрудников – исполнителей. Так что начало пути – это отправка документов, а продолжение – получение документов.

      Другая характеристика документооборота – видовой состав документов, например:

- Организационные документы

-     Распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций;

-     Акты и справки проведения вневедомственных проверок;

-     Статическая отчетность;

-     Письма-запросы о деятельности организации;

-     Материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и др.) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и т.д.

   Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.

    В организации документооборота большое значение имеет авторство документов. Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.

   Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяется количественный состав документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.

 Также  различаются методы и этапы обработки документации в зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения доступа к составу информации и других параметров, оказывающих существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.